Assistant administratif département des publics et département technique /sécurité au MAMC+ F/H (F/H)
Adjoints administratifs territ.
Assurer des permanences pour garantir la continuité de service
Vous serez chargé de :
- assister les responsables de départements et les responsables de services (gestion des agendas, élaboration de documents, etc),
- assurer le suivi, l'archivage et la mise à disposition des documents et registres contractuels,
- rédiger des pièces de marchés publics, contribuer à la mise en place et à la gestion de procédures de marchés publics, assurer le lien avec le secrétariat général,
- contribuer à la préparation et au suivi des budgets,
- organiser des réunions et en rédiger et diffuser les comptes rendus,
- en lien avec les responsables de département, les responsables de services et l'administration du MAMC+: concevoir et mettre à jour des tableaux de pilotage, outils et processus de suivi d'activité et de plannings des équipes en contact avec le public,
- participer au collectif des assistant(e)s de département et de direction de Musée pour assurer une bonne continuité de service,
- classer et archiver les documents (format papier et numérique),
- participer au travail sur les bases de données contacts des départements,
- assurer la préparation et le suivi des devis, commandes et factures en lien avec le secrétariat général et l'unité finances,
- préparer et rédiger des contrats et conventions,
- préparer et mettre en œuvre des décisions de la collectivité (décisions du Président, rapport pour délibération, notes...),
- préparer et participer au suivi des dossiers de demandes de subventions et participer à la veille sur le sujet,
- assurer de bons circuits de remontée et de diffusion d'informations au sein des départements,
- préparer la communication des évènements et activités en lien avec le service Communication,
- ponctuellement, participer à la conception d'outils de communication (signalétique, web, programme papier, flyers sur de évènements, présentations Powerpoint...),
- apporter une aide logistique pour les évènements (mises sous pli, diffusions, présence durant certains évènements...).
Ces missions ne sont pas exhaustives et peuvent être amenées à évoluer selon les besoins du service.
- Maitrise des outils de bureautique et logiciel métiers
- Connaissance de l'environnement des musées appréciée et du fonctionnement administratif des organisations territoriales
- Excellent sens du relationnel
- Capacité à travailler en équipe mais également en autonomie