Assistant de direction MAMC (F/H)

Le Musée d’art moderne et contemporain de Saint-Étienne Métropole (MAMC+) est au cœur d’un territoire d’innovation et de culture : la Métropole de Saint-Etienne, 1ère ville française « ville créative UNESCO de design ». Sa collection exceptionnelle est une des plus importantes collections d’art moderne et contemporain des musées français. Le Musée conduit une politique d’expositions particulièrement dynamique. Il accueille un public varié, d’environ 60 000 visiteurs par an, à qui est proposée une offre riche de médiation et de programmation culturelles. Engagé dans des partenariats à l’échelle locale, nationale et internationale, le Musée est un atout fort pour l’attractivité culturelle du territoire. Il est également un équipement culturel de proximité, en lien avec les acteurs culturels, scientifiques, sociaux, touristiques et économiques. Enfin, le MAMC+ est missionné sur deux projets d’envergure à l’avenir : la création de la Galerie nationale de design et les perspectives du MAMC+ incluant un projet de centre d’étude et de conservation des collections. La direction des affaires culturelles recherche pour le MAMC+, un assistant de direction F/H qui sera chargé d'assister la Secrétaire générale et le secrétariat général dans toutes les composantes d’un secrétariat de direction en termes de gestion du temps, organisation de réunions, suivi de dossiers et dans le bon fonctionnement général de l’établissement.

- organiser et anticiper l'agenda, prendre des rendez-vous ; assurer une veille, la planification et la gestion des échéances,

- assurer le montage et le suivi des dossiers du secrétariat général, en coopération avec la responsable administrative et la secrétaire générale,

- être l’interlocuteur privilégié pour la RH de proximité, assurer la gestion de dossiers et la tenue d’éléments RH (préparation éléments de paie, suivi de situations, tableaux de suivi…), 

- gérer, créer, mettre à jour les documents de travail (tableaux de bord, plannings…), 

- organiser des réunions, rédiger des comptes-rendus, suivre leur validation et s'assurer de leur diffusion, 

- travailler en lien étroit avec l’assistante de direction de la directrice du MAMC+ ; participer et animer le collectif de travail des assistant-e-s/gestionnaire-s administrative-s

- assurer l'interface intra et interservices et avec les partenaires externes,  

- assurer l'accueil téléphonique et physique. Renseigner les interlocuteurs, filtrer et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent,  

- prendre en charge l'organisation administrative et bureautique : diffuser, appliquer et rappeler les bonnes pratiques en matière de classement, archivage,... 

- rédiger des courriers, courriels, notes internes, comptes-rendus, élaboration de diaporamas,  

- gérer/centraliser le courrier ainsi que les parapheurs mis à la signature,  

- classer et archiver les dossiers (papiers et informatiques) et coordonner ceux de la direction,  

- apporter un soutien lors de l’organisation d’évènementiels.  

Ces missions ne sont pas exhaustives et peuvent être amenées à évoluer selon les besoins du service. 

- Qualifications et expérience dans le domaine de l’assistanat de direction.
- Sens de l’organisation, rigueur, loyauté.
- Réactivité, disponibilité. 
- Excellent sens relationnel et diplomatie.
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie.
- Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Powerpoint...).
- Grande capacité rédactionnelle : syntaxe, grammaire, orthographe. 
- Connaissance de l’environnement territorial public. 
- Intérêt pour la culture, l’art et le musée.
- La pratique de l’anglais serait un plus.