Assistant de direction (F/H)

Avec ses 405 000 habitants et ses 53 communes, Saint-Étienne Métropole pilote le développement d'un des territoires les plus dynamiques d'Auvergne-Rhône-Alpes. Située à 45 minutes de Lyon, avec une gare TGV, Saint-Étienne dispose d'un cadre de vie agréable et d'une offre de logements et de loisirs de haute qualité. Seule ville française Design Unesco, elle s'inscrit dans une forte tradition de créativité et d'innovation. Saint-Etienne métropole recherche, pour sa direction des Systèmes d'Information et du Numérique mutualisée avec la ville de Saint-Étienne, un assistant de direction pour assister le Directeur dans toutes les composantes d’un secrétariat de direction en termes de gestion du temps, organisation de réunions, d’accueil et de suivi de dossiers et dans le bon fonctionnement général de la direction et/ou des services.

Rattaché au directeur, vos missions seront les suivantes :

-Assurer l’accueil téléphonique et physique.

-Gérer l'agenda du Directeur/de la direction, prendre des rendez-vous et organiser des réunions dans le cadre du suivi de son agenda.

-Assurer le montage et le suivi des dossiers du Directeur.

-Organiser les réunions et les commissions, rédiger les comptes-rendus, suivre leur validation et s’assurer de leur diffusion.

-Gérer les courrriers : rédiger des courriers, courriels, notes internes, comptes-rendus; distribuer le courrier entrant et centraliser le courrier sortant de la DSI ; traiter les courriers signalés via le logiciel ELISE.

-Gerer les déplacements des agents de la DSI : billets de train SNCF/avion, titres de transport tram, véhicules de la DSI, remboursement des frais de déplacement, autorisation d'utilisation des véhicules.

-Gerer les stocks de fournitures, des vêtements de travail, et EPI ; suivre et commander les abonnements aux magazines DSI ; suivre les budgets liés au secrétariat.

-Saisir et suivre les commandes de la Direction : suivi du circuit de signatures, saisie de la commande sur le logiciel Finances (Coriolis), tenue d'un tableau de suivi ; envoi des commandes aux fournisseurs.

-Etre le relais RH : centralisation des demandes, information des agents de la DSI à destination du service RH : justificatifs d'absence, décharges syndicales, entretiens professionnels, demandes de formation, demandes de remboursement de frais de formation.

-Suivre les astreintes spécifiques à la DSI : tenue du planning récapitulatif mensuel pour mise en paiement.

Issu(e) d’une formation d’assistant de direction ou équivalent (BAC+2 minimum), bénéficiant d’une expérience significative dans ce domaine et idéalement en collectivité territoriale sur un poste similaire, vous disposez d’une bonne maitrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, Teams) et des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et de l’anticipation, votre rigueur et votre réactivité. Vos qualités relationnelles, d'écoute et de communication et votre sens du travail en équipe seront les clés de réussite à ce poste